Số định danh cá nhân theo quy định của một số nước Châu âu

26/11/2014

Trên con đường xây dựng Chính phủ điện tử, việc xác lập số định danh cá nhân là một nội dung quan trọng, làm thay đổi căn bản mối quan hệ giữa nhà nước và công dân. Hiện nay, Bộ Tư pháp đang trình Chính phủ Đề án “Đơn giản hóa TTHC, giấy tờ công dân và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư”, nếu Đề án được thông qua người dân sẽ chứng kiến và thụ hưởng những thành tựu văn minh của nền hành chính hiện đại trong quản lý dân cư. Chúng tôi xin giới thiệu kinh nghiệm triển khai vấn đề này tại một số nước Châu Âu. 

 

Số định danh cá nhân tại Pháp

Ở Pháp, mỗi công dânkể từ khi sinh ra đều được cấp 1 mã số (số NIR) khi đi đăng ký tại Trung tâm đăng ký quốc gia cá nhân. Số NIR thường được gọi là số INSEE hay Số an sinh xã hội bao gồm 15 chữ số. Đây là số được coi như số định danh cá nhân vì nó chứa đựng các thông tin cơ bản về công dân như giới tính, năm và tháng sinh, mã hóa vùng sinh và số thứ tự đăng ký Giấy khai sinh.

 


Số an sinh xã hội được ghi trên thẻ y tế, dưới dòng Họ, Tên  của chủ thẻ.

 

Để tránh cho việc chia sẻ, kết nối dữ liệu, sử dụng trường thông tin cá nhân vào mục đích khác với mục đích quản lý, Ủy ban quốc gia về tin học (CNIL) đã từ chối việc sử dụng mã số duy nhất để định danh cá nhân. Số NIR được sử dụng chủ yếu trong lĩnh vực bảo trợ xã hội và một số dịch vụ hành chính khác như thuế, giáo dục, công an... Như vậy, số NIR chỉ được sử dụng để định danh cá nhân trong một số lĩnh vực, ngành cụ thể.

Bỉ, Đan Mạch, Hà Lan, Thụy Điển sử dụng công cụ Số định danh cá nhân trong hoạt động quản lý hành chính của mình.

Phần lớn các trường hợp, số định danh cá nhân được cấp cho công dân ngay từ khi sinh ra, ngoài ra nó còn được cấp cho cá nhân là người nước ngoài đến định cư tại quốc gia đó. Số định danh cá nhân được sử dụng bởi tất cả các dịch vụ công không chỉ với mục đích quản lý công dân mà còn để trao đổi dữ liệu giữa các cơ quan hành chính với nhau. Nó cũng có thể được sử dụng trong một số tổ chức tư nhân nhưng với những điều kiện nghiêm ngặt. Số định danh cá nhân được ghi nhận đặc biệt trong Cơ sở dữ liệu dân cư, trong đó chứa rất nhiều dữ liệu về công dân của thành phố đó; cụ thể:

Tại Bỉ, mọi cá nhân sinh sống trên đất nước Bỉ đều được cấp 1 số định danh cá nhân. Trong các thành phố, cá nhân tùy theo quốc tịch của mình đến Trung tâm đăng ký dân số quốc gia hoặc Trung tâm đăng ký dân số dành cho người nước ngoài để đăng ký số định danh cá nhân. Việc đăng ký này được thực hiện từ khi công dân đó sinh ra hoặc trong lần thực hiện giao dịch đầu tiên với cơ quan hành chính. Những thông tin được đưa ra sau lần đăng ký này (tên, họ, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, tình trạng dân sự, nghề nghiệp…) ngay lập tức được chuyển về Trung tâm thông tin cá nhân quốc gia theo quy định của Luật ngày 08 tháng 8 năm 1983.

Số định danh cá nhân tại Bỉ là 1 dãy số gồm 11 chữ số: 6 số đầu tiên chứa đựng các thông tin về ngày, tháng, năm sinh; 3 số tiếp theo bao gồm số thứ tự, chẵn đối với nữ và lẻ đối với nam, và 2 số cuối cùng là “chìa khóa” quản lý của các cơ quan hành chính.

Luật ngày 08 tháng 8 năm 1983 quy định rõ ràng về việc sử dụng số định danh cá nhân đối với các cơ quan hành chính công, tổ chức công quyền hoặc tư nhân, công chứng viên, thừa phát lại…việc sử dụng số định danh với các cơ quan, tổ chức này phải được sự cho phép của Ủy ban bảo vệ quyền cá nhân. Các cơ quan, tổ chức khác như an sinh xã hội, cơ quan thuế, ngân hàng quốc gia…chỉ được sử dụng số định danh cá nhân nếu được sự cho phép bằng các quy định của pháp luật.

Tại Đan Mạchtừ năm 1968, tất cả cá nhân kể từ khi sinh ra, hoặc kể từ khi định cư  trên lãnh thổ Đan Mạch đều được cấp số 1 số định danh cá nhân (số CPR = Det centrale personregister). Số này gắn với cá nhân đến khi chết và không thay đổi trong suốt cuộc đời. Đây là 1 dãy số gồm 10 chữ số: 6 số đầu tiên chứa đựng thông tin về ngày, tháng, năm sinh; số  thứ 7 thể hiện thế kỷ sinh, số thứ 8 và số thứ 9 hình thành số thứ tự, số thứ 10 là “chìa khóa’ quản lý của cơ quan hành chính, số chẵn đối với nữ, số lẻ đối với nam. Bộ Nội vụ là cơ quan có chức năng cấp số định danh cá nhân.

 

Mẫu thẻ CPR tại Đan Mạch

 

Số CPR  là một phần của cơ sở dữ liệu về dân cư mà việc quản lý thuộc về các thành phố. Cơ sở dữ liệu này bao gồm rất nhiều thông tin về mỗi cá nhân như: Họ, tên, địa chỉ, tình trạng dân sự, nơi sinh, quốc tịch, cha mẹ, con cái, tôn giáo, nghề nghiệp… Mỗi thông tin trên được quy định chi tiết và cụ thể, ngay cả địa chỉ phụ và địa chỉ trước đây của mỗi cá nhân cũng được lưu lại trong cơ sở dữ liệu.

Các thành phố sử dụng cơ sở dữ liệu trong các lĩnh vực như: quản lý nhà trẻ, trường học, dịch vụ dưỡng lão, lợi ích xã hội…

Luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định rằng các cơ quan hành chính và các tổ chức công quyền có thể sử dụng số CPR như số định danh chung, hơn nữa, Luật về cơ sở dữ liệu CPR cho phép các thành phố có quyền chuyển giao dữ liệu cơ sở này cho những nhà quản lý dữ liệu công.

Số CPR cũng được sử dụng để định danh trong lĩnh vực tư như ngân hàng nhưng với điều kiện phải được sự đồng ý của cá nhân liên quan.

Tại Hà LanLuật ngày 21 tháng 7 năm 2007 quy định chung về “số dịch vụ công dân” (Burgerservicenummer: BSN) chỉ ra rằng các thành phố có quyền trao số định danh chung cho tất cả cá nhân trong cơ sở dữ liệu tại nơi họ sống. Luật này có hiệu lực ngày 26 tháng 11 năm 2007.

Số BSN giống với những số định danh đã được sử dụng trong một vài dịch vụ công như số định danh thuế và xã hội (số Sofi), số này được thiết lập từ năm 1988 bởi các cơ quan thuế, sau đó được sử dụng cả trong lĩnh vực bảo trợ xã hội. Số Sofi được định nghĩa trong Luật thuế là số cấp cho mỗi cá nhân khi đăng ký tại cơ quan thuế, nó cũng được dùng để định danh người tham gia bảo hiểm và người thụ hưởng theo quy định của Luật an sinh xã hội. Số Sofi được cấp cho mỗi cá nhân kể từ khi sinh ra hoặc kể từ khi định cư tại Hà Lan. Cơ quan thuế có thẩm quyền cấp số Sofi.

Số Sofi bao gồm 9 chữ số, giống với số BSN. Từ ngày 26 tháng 11 năm 2007, các thành phố có quyền trao trực tiếp số BSN cho công dân.

Luật quy định việc sử dụng số BSN trong tất cả các giao dịch giữa công dân với các cơ quan công quyền, thậm chí là cả sự trao đổi thông tin giữa các cơ quan công quyền với nhau (với điều kiện sự trao đổi này được Luật cho phép). Rất nhiều văn bản quy định rõ ràng về sự trao đổi này, có thể kể đến trường hợp Luật năm 1994 về cơ sở dữ liệu dân cư, các thành phố được quyền cung cấp thông tin cho một vài tổ chức công quyền hoặc tư nhân được giao thực hiện nhiệm vụ công, với điều kiện những dữ liệu đưa ra là cần thiết cho hoàn thành nhiệm vụ của các cơ quan đó.

Một dự thảo Luật đang được xem xét bởi Quốc hội quy định việc cho phép sử dụng số BSN bởi  những nhà cung cấp chăm sóc sức khỏe. Đối tượng này chưa được quy định trong Luật ngày 21 tháng 7 năm 2007.

Tại Thụy điểntừ năm 1947, mọi cá nhân kể từ khi sinh ra hoặc kể từ khi định cư trên đất nước Thụy Điển đều được định danh bởi 1 số duy nhất.

Số này được gọi là số định danh cá nhân “numéro personnel”, là một dãy số gồm 10 chữ số và 01 ký tự (- hoặc +). 6 chữ số đầu tiên đại diện ngày, tháng, năm sinh; 3 chữ số tiếp theo quy định số thứ tự, chắn đối với nữ và lẻ đối với nam; số cuối cùng là “chìa khóa” quản lý của cơ quan hành chính. 6 chữ số đầu tiên được chia làm 4 và được chia cách bởi dấu “-“ , sẽ chuyển thành dấu “+” nếu đối tượng trên 100 tuổi. Cơ quan hành chính thuế là cơ quan có thẩm quyền cấp số định danh cá nhân.

Số định danh cá nhân là một phần trong dữ liệu đăng ký tại cơ sở dữ liệu về dân cư, nó bao gồm rất nhiều thông tin như họ tên, ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ, quốc tịch, tình trạng dân sự… và từ năm 1991, nó được quản lý, duy trì  bởi các cơ quan thuế xuất phát từ sự cung cấp thông tin bởi chính cá nhân đó (sau khi sinh con, chuyển chỗ ở..) hoặc bởi cơ quan hành chính (sau hôn nhân..).

Việc chuyển giao dữ liệu trong cơ sở dữ liệu dân cư được điều chỉnh bởi văn bản đặc biệt. Trên thực tế, nó được thực hiện bởi thủ tục tự động có tên “Navet”.

Số định danh cá nhân được sử dụng không chỉ bởi các cơ quan hành chính thuế, mà còn được sử dụng bởi các cơ quan bảo trợ xã hội, cấp phép lái xe…Nó cũng được sử dụng trong lĩnh vực tư như ngân hàng nhưng với điều kiện phải được sự đồng ý cung cấp thông tin của cá nhân liên quan. Các cơ quan tư nhân không được lập cơ sở dữ liệu riêng từ những dữ liệu của cơ sở dữ liệu dân cư.

Tây Ban Nha, Ý, Thụy sĩ đã sử dụng số định danh ngành làm số định danh chung.

Tại Tây Ban Nhasố Chứng minh thư nhân dân được sử dụng như số định danh chung. Tất cả công dân Tây Ban Nha đều có nghĩa vụ làm Chứng minh thư nhân dân khi đủ 14 tuổi. Số Chứng minh thư nhân dân được sửa dụng trong tất cả các tài liệu và hồ sơ hành chính, ngoài ra, nó còn được sử dụng vào nhiều hoạt động của tổ chức tư nhân như mở tài khoản ngân hàng...

Nghị định Hoàng gia ngày 23 tháng 12 năm 2005 điều chỉnh việc cấp chứng minh thư quy định rằng: “Mỗi chứng minh thư quốc gia sẽ  chứa đựng một số cá nhân, số này được sử dụng như số định danh chung”. Điều đó có nghĩa là, mọi công dân Tây Ban nha từ đủ 14 tuổi trở lên được định danh bởi một số cá nhân duy nhất.

Số định danh là một phần của các thông tin trong Cơ sở dữ liệu dân cư, mọi cá nhân cư trú trên lãnh thổ Tây Ban nha đều có nghĩa vụ đăng ký tại Trung tâm dăng ký dân cư tại thành phố nơi họ cư trú. Số định danh bao gồm 8 chữ số và một chữ cái ( “chìa khóa” quản lý) không có mỗi liên hệ với dữ liệu cá nhân.

Số định danh phải được lưu trên tất cả các giấy tờ hoặc hồ sơ hành chính (Hộ chiếu, giấy phép lái xa, Giấy phép đánh cá hoặc săn bắn, chứng từ thuế, hồ sơ học bổng…), tài chính (mở tài khoản ngân hàng, sổ tiết kiệm, giao dịch chứng khoán…), chuyên gia (thành viên trong một tổ chức công đoàn hoặc hiệp hội nghề nghiệp)…

Đối với cơ quan thuế, người nộp thuế sử dụng mã số thuế trùng với số chứng minh nhân dân.

Luật số 11/2007 ngày 22 tháng 6 năm 2007 về tiếp cận điện tử của công dân với dịch vụ công quy định rằng từ ngày 31 tháng 12 năm 2009, chứng minh nhân dân điện tử có thể phục vụ như là một cách tiếp cận phổ cập cho tất cả các dịch vụ công thông qua hệ thống điện tử và hệ thống nhận dạng chữ ký của mình.

Tại Ýmã số thuế có vai trò như số định danh chung. Mỗi cá nhân kể từ khi sinh ra hoặc từ khi định cư trên đất nước Ý được định danh bởi một mã số thuế.

Mã số thuế không phải là số duy nhất dùng để dịnh danh nhưng nó thường được sử dụng không chỉ trong mỗi quan hệ với các cơ quan hành chính thuế mà còn vì lợi ích của hệ thống y tế quốc gia, được sử dụng trong lĩnh vực tuyển dụng, ký kết hợp đồng , mở tài khoản ngân hàng…

Mã số thuế bao gồm 16 ký tự chữ và số. Nó được thành lập như sau:

- Ba phụ âm đầu tiên chỉ họ, tên;

- Hai chữ số cuối chỉ năm sinh;

- Một ký tự  đại diện cho các tháng, năm sinh;

- Hai chữ số tương ứng với ngày sinh dành cho nam giới và ngày sinh cộng với 40 đối với nữ;

- Mã hoá vùng sinh được thể hiện bởi bốn chữ số;

- “Chìa khóa” quản lý được thể hiện bằng 1 ký tự.

Tuy nhiên, một biến thể của số định danh này đang được xem xét, nguyên nhân là do sự mã hóa hiện tại không tránh được trường hợp 2 người có cùng một số định danh. Mã số mới đang được xem xét với yêu cầu phải là số điện tử và là số định danh duy nhất trong tương lai, áp dụng sử dụng đối với tất cả các cơ quan hành chính.

Tại Thụy sĩsố an sinh xã hội được sử dụng như số định danh chung. Tuy nhiên, từ ngày 01 tháng 7 năm 2008, số này được thay thế bởi một số mới và việc sử dụng với vai trò số định danh bị hạn chế hơn. Đó là, Luật chỉ quy định việc sử dụng số an sinh xã hội mới như số định danh chung trong một số dịch vụ công như: an sinh xã hội, phúc lợi xã hội, cơ quan thuế và các cơ sở giáo dục. Những dịch vụ khác muốn sử dụng số định danh chung phải được sự cho phép của cơ quan lập pháp.

Bồ Đào Nha, Đức, Áo và Anh phản đối việc tạo ra một mã số duy nhất.

Tại Bồ Đào Nha, Khoản 5 Điều 35 Hiến pháp quy định rõ ràng việc nghiêm cấm trao cho cá nhân một số định danh duy nhất.

Vì lý do này, đạo luật số 7 ngày 05 tháng 02 năm 2007 về thẻ công dân quy định rằng việc phát hành thẻ đối với công dân từ 6 tuổi trở lên thay thế 4 loại văn bản: Chứng minh thư, thuế, dịch vụ y tế và an sinh xã hội đi kèm với việc cấp 4 số nhận dạng riêng biệt.

Tuy nhiên, luật năm 1998 về bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định một cách rõ ràng việc cung cấp thông tin chỉ được thực hiện: hoặc bằng cách áp dụng pháp luật cụ thể; hoặc được sự cho phép của Ủy ban Quốc gia về Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Tại Anh, không tồn tại số định danh cá nhân mà mỗi cá nhân sẽ được cấp một số an sinh xã hội và giữ lại trong suốt cuộc đời mình. Họ tự động nhận được số an sinh vào dịp sinh nhật thứ 16 của mình nếu họ sống ở Anh và nếu cha mẹ họ đã nhận trợ cấp gia đình cho họ. Trong các trường hợp khác, cá nhân từ 16 tuổi có quyền yêu cầu được cấp số an sinh xã hội.

Số an sinh xã hội bào gồm 9 chữ số và ký tự. Nó được sử dụng không chỉ bởi các cơ quan lĩnh vực bảo trợ xã hội mà còn bởi các nhà cung cấp chăm sóc sức khỏe và bởi các cơ quan thuế.

Tại Đức, Tòa án Hiến pháp liên bang và Luật cơ bản quy định quyền của mỗi cá nhân được tự do xử lý dữ liệu cá nhân của họ và rằng việc quy định số định danh duy nhất là vi hiến.

Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2007, từ những dữ liêu được cung cấp bởi các thành phố trong cơ sở dữ liệu dân cư, cơ quan thuế liên bang tiến hành những bước đầu tiên cần thiết cho việc cấp mã số thuế cho cá nhân bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 2008. Mã số thuế bao gồm 11 số, là kết quả của sự tổng hợp dữ liệu cá nhân như họ, tên, giới tính, ngày tháng năm, nơi sinh, địa chỉ, trình độ học vấn.... Mã số thuế cấp cho cá nhân từ khi sinh ra và lưu giữ trong vòng 20 năm sau khi cá nhân đó mất đi. Luật thuế quy định rằng mã số thuế chỉ được sử dụng bởi các cơ quan thuế và chỉ trong các hoạt động mà cơ quan này giao phó.

Tuy nhiên, Ủy viên liên bang chịu trách nhiệm theo dõi việc xử lý tự động các dữ liệu cá nhân và tự do thông tin, cũng như các tiểu bang đã bày tỏ mối quan tâm của họ về vấn đề này, vì đây là lần đầu tiên có một dữ liệu cá nhân của tất cả cá nhân ở cấp độ liên bang. Mối quan tâm này đã được củng cố bởi tuyên bố của Chính phủ liên bang vào đầu năm 2007 về việc tạo ra một cơ sở dữ liệu dân cư. Việc sửa đổi Hiến pháp năm 2006, trong đó quy định việc chuyển giao thẩm quyền độc quyền của liên bang trong những vấn đề nhất định - bao gồm cả dữ liệu dân cư- trong khi khả năng này, trước đây, đã được chia sẻ giữa các liên bang và các tiểu bang. Đây thực sự là một cải cách lớn tại Đức.

Tại Áo, Từ khi có cơ sở dữ liệu về dân cư, ngày 01 tháng 03 năm 2002, mọi cá nhân sinh sống trên lãnh thổ Áo đều được cấp 1 số định danh.

Số này được gọi là “ZMR” (Zentralmelderegister), là một dãy số gồm 12 chữ số. Cơ sở dữ liệu dân cư, ngoài số ZMR, còn chứa đựng những thông tin liên quan đến cá nhân và nơi ở. Nó được duy trì bởi thành phố nơi cá nhân cư trú.

Luật năm 1991 liên quan đến dữ liệu dân cư quy định rằng những thông tin trong cơ sở dữ liệu, dưới sự cho phép của Bộ Nội vụ, được chuyển giao không chỉ giữa các cơ quan hành chính với nhau mà còn chuyển giao cả với “đối tác khu vực tư nhân”, nghĩa là cá nhân hoặc tổ chức tư nhân có các hoạt động nhận dạng khách hàng như: ngân hàng, bảo hiểm, công chứng viên, luật sư, cơ quan thu nợ…Hình thức truy cập thông tin và nội dung thông tin phụ thuộc vào tình trạng dữ liệu của cá nhân đó.

Tuy nhiên, để đảm bảo việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và ngăn chặn việc kết nối các tập tin vào mục đích khác, số ZMR có thể không được sử dụng như một định danh cá nhân bởi các cơ quan hành chính hoặc bởi  các tổ chức tư nhân. Luật ngày 27 tháng 02 năm 2004 về chính phủ điện tử quy định rằng mỗi cơ quan hành chính phải sử dụng đối với lĩnh vực của mình một mã số cụ thể và trong mọi trường hợp không sử dụng số định danh của các ngành khác.

Trên thực tế, số ZMR được coi như số “nguồn” để các ngành sử dụng ban hành số định danh riêng theo một thủ tục bảo hộ cao.

Việc nghiên cứu số định danh cá nhân theo quy định của Pháp và một số nước Châu Âu cho thấy đa số các nước đều sử dụng số định danh chung hoặc số định danh ngành trong hoạt động quản lý của mình. Việc sử dụng số định danh cá nhân giúp cắt giảm gánh nặng hành chính cho các cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện các giao dịch hành chính với các cơ quan nhà nước và giúp các cơ quan nhà nước ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý dân cư của mình. Đây là những kinh nghiệm quốc tế quý báu cho Việt Nam trong việc xây dựng số định danh cá nhân và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sử dụng chung cho các ngành, lĩnh vực đang được Bộ Tư pháp xây dựng trình Chính phủ phê duyệt.

 

Hoàng Thị Chung

Phòng KSTTHC khối Nội Chính