Trước hết, nghiên cứu trên góc độ quy định của pháp luật hiện hành về thủ tục giải thể doanh nghiệp cho thấy quy định về giải thể doanh nghiệp còn rải rác tại rất nhiều văn bản quy phạm pháp luật thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm các quy định trong lĩnh vực thuế, đăng ký doanh nghiệp, công an, hải quan, bảo hiểm. Để thực hiện giải thể doanh nghiệp phải thực hiện một loạt các thủ tục trong nội bộ và với cơ quan nhà nước như: (1) Họp thông qua Quyết định giải thể Doanh nghiệp; (2) Niêm yết Quyết định giải thể doanh nghiệp tại trụ sở và gửi Quyết định giải thể đến các chủ nợ, người lao động, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan; (3) Đăng thông báo công khai trên báo 3 số liên tiếp về việc giải thể; (4) Tiến hành thanh lý tài sản, thanh lý các khoản nợ; (5) Xin xác nhận của Ngân hàng về việc đóng tài khoản. Về phía thủ tục hành chính với các cơ quan quản lý nhà nước, tùy thuộc vào phạm vi hoạt động và quy mô tổ chức mà doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục hành chính như: (1) Thủ tục chấm dứt hoạt động của đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh); (2) Thủ tục thông báo giải thể và gửi Quyết định giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh; (3) Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động (nếu có sử dụng lao động); (4) Thủ tục đề nghị xác nhận không nợ thuế xuất nhập khẩu gửi Tổng Cục Hải quan (nếu có hoạt động xuất nhập khẩu); (5) Thủ tục xác nhận của cơ quan thuế về việc đã hoàn thành các nghĩa vụ về thuế nội địa; (6) Thủ tục thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của doanh nghiệp; (7) Thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của đơn vị phụ thuộc (nếu có đơn vị phụ thuộc); (8) Thủ tục hủy con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu của Doanh nghiệp tại cơ quan Công an; (9) Thủ tục xin giải thể và xóa tên doanh nghiệp tại phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và đầu tư. Các thủ tục hành chính này được giải quyết tại nhiều cơ quan nhà nước khác nhau. Do đó, doanh nghiệp phải chạy đi, chạy lại nhiều nơi để thực hiện. Điều này là vô cùng mất thời gian và tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.
Nguyên nhân thứ hai, thành phần hồ sơ trong thủ tục giải thể doanh nghiệp còn chưa rõ ràng và còn yêu cầu trùng lặp hồ sơ giữa các thủ tục thực hiện tại các cơ quan nhà nước khác nhau. Điều này dẫn đến sự tùy tiện, thiếu thống nhất trong yêu cầu hồ sơ từ phía các cơ quan nhà nước trong quá trình giải quyết thủ tục và khiến doanh nghiệp phải mất nhiều công sức để chuẩn bị.
Nguyên nhân thứ ba, chưa có một quy chế liên thông, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước, do vậy doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục giải thể còn phải cung cấp cùng 1 loại giấy tờ nhiều lần, tại nhiều cơ quan nhà nước khác nhau. Ví dụ: Quyết định giải thể của doanh nghiệp, trong quá trình làm thủ tục giải thể doanh nghiệp vừa phải nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, cơ quan Hải quan, cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan công an.
Nguyên nhân thứ tư, quy trình giải quyết các thủ tục "con" có liên quan đến giải thể doanh nghiệp chưa hợp lý. Theo quy định hiện hành, thủ tục hủy con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu phải thực hiện trước khi gửi bộ hồ sơ đến cơ quan đăng ký doanh nghiệp để xin giải thể. Do vậy, trường hợp doanh nghiệp phát sinh việc phải sử dụng con dấu thì sẽ là khó khăn cho doanh nghiệp vì lúc này doanh nghiệp vẫn chưa chính thức được giải thể nhưng con dấu đã bị hủy.
Nguyên nhân thứ năm, chế tài xử lý đối với chủ doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ thực hiện giải thể doanh nghiệp khi đã chấm dứt hoạt động còn chưa đủ sức răn đe. Do đó, nhiều chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật không quan tâm tới nghĩa vụ giải thể, phá sản doanh nghiệp. Thực tế hiện nay cho thấy, một số địa phương sử dụng biện pháp không cho phép người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhưng không làm thủ tục giải thể được làm người đại diện theo pháp luật cho công ty khác nhằm mục đích tăng ý thức tuân thủ pháp luật của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là biện pháp mang tính tự phát, nếu không có cơ sở pháp lý để thực hiện thì các địa phương này còn bị coi là vi phạm pháp luật.
Với những nguyên nhân nêu trên, thiết nghĩ các cơ quan quản lý nhà nước cần phải quan tâm đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm giúp tháo gỡ nút thắt trong quy định hành chính, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp "đã chết" có thể được "chôn" một cách danh chính ngôn thuận. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu và phân tích đã thực hiện, người viết xin đề xuất một số biện pháp sau đây:
Một là, xây dựng quy trình liên thông trong giải quyết thủ tục giải thể doanh nghiệp trong đó xác định cơ quan đầu mối tiếp nhận và trả kết quả là cơ quan đăng ký doanh nghiệp
Đề xuất quy trình cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Đối với các doanh nghiệp giải thể thuộc diện không phải thực hiện quyết toán thuế (theo quy định tại Điểm 8.2 Điều 16 Thông tư 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính) hoặc đối với các doanh nghiệp thuộc diện phải quyết toán thuế, tuy nhiên đã tự động hoàn thành xong nghĩa vụ tài chính với cơ quan thuế và các chủ nợ khác
Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục nội bộ và ra quyết định giải thể doanh nghiệp;
Bước 2: Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày có Quyết định giải thể, doanh nghiệp niêm yết Quyết định giải thể tại trụ sở (niêm yết tại vị trí thuận tiện cho việc đọc) và gửi Quyết định giải thể tới các chủ nợ, ngân hàng, Cơ quan đăng ký kinh doanh;
Bước 3: Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Quyết định giải thể của doanh nghiệp, cơ quan đăng ký doanh nghiệp có trách nhiệm công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và gửi thông báo về việc giải thể của doanh nghiệp kèm theo Quyết định giải thể tới các cơ quan nhà nước có liên quan như: Cơ quan công an, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế (Cơ quan thuế có trách nhiệm phối hợp với cơ quan hải quan xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp);
Bước 4: Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan đăng ký doanh nghiệp, các cơ quan có liên quan căn cứ vào chức năng quản lý, có trách nhiệm xem xét và có văn bản phúc đáp về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận (nêu rõ lý do) việc doanh nghiệp giải thể tới Cơ quan đăng ký doanh nghiệp;
Bước 5: Trường hợp các cơ quan có liên quan có văn bản đồng ý về việc doanh nghiệp đã hoàn thành các nghĩa vụ theo lĩnh vực quản lý của mỗi ngành, thì Cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thông báo tới doanh nghiệp yêu cầu nộp bộ hồ sơ gồm đầy đủ các loại giấy tờ sau: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận mã số thuế (nếu có); giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, con dấu;... Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định, Cơ quan đăng ký kinh doanh ra quyết định về việc doanh nghiệp đã giải thể thành công và gửi tới doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước có liên quan nêu trên để phục vụ quá trình theo dõi quản lý doanh nghiệp.
Trường hợp 2: Đối với các doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính với cơ quan thuế, cơ quan hải quan, chủ nợ,...
Trường hợp các cơ quan chuyên ngành khác có ý kiến doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để giải thể (nêu rõ lý do), Cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thông báo tới doanh nghiệp và đề nghị doanh nghiệp đến các cơ quan chuyên ngành có liên quan để hoàn tất nghĩa vụ của mình (ngoại trừ cơ quan công an).
Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày cơ quan đăng ký doanh nghiệp có thông báo đề nghị doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ tài chính, nếu doanh nghiệp không đủ khả năng thanh toán các khoản nợ (thuế, bảo hiểm xã hội,...) thì cơ quan đăng ký doanh nghiệp phối hợp với cơ quan thuế xem xét tình trạng doanh nghiệp có lâm vào tình trạng phá sản hay không, nếu có thì cơ quan thuế gửi thông báo tới Tòa án về trường hợp doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản, không đủ điều kiện để thực hiện thủ tục giải thể.
Hai là, thực hiện đồng thời thủ tục giải thể doanh nghiệp và giải thể đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh)
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Thông tư 01/2013/TT-BKHĐT, trước khi giải thể, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành chấm dứt hoạt động của các đơn vị phụ thuộc, và cũng theo quy định này doanh nghiệp vẫn phải thực hiện 2 thủ tục riêng lẻ gồm thủ tục giải thể doanh nghiệp và thủ tục giải thể đơn vị phụ thuộc. Quy định trên vẫn chưa thật sự đơn giản hóa và tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp và giải thể đơn vị phụ thuộc. Do vậy, đề xuất hướng sửa đổi như sau: Phân định rõ thủ tục giải thể đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) thành hai trường hợp.
Trường hợp 1: Chỉ giải thể, chấm dứt hoạt động của đơn vị phụ thuộc. Trường hợp này thực hiện theo quy định hiện hành.
Trưởng hợp 2: Giải thể doanh nghiệp dẫn tới giải thể đơn vị phụ thuộc. Đối với trường hợp này, đề xuất thực hiện đồng thời thủ tục giải thể doanh nghiệp và giải thể đơn vị phụ thuộc. Trong quyết định giải thể doanh nghiệp sẽ gồm nội dung về giải thể các đơn vị phụ thuộc, cơ quan đăng ký kinh doanh sau khi tiếp nhận Quyết định giải thể này có trách nhiệm gửi thông tin tới Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt đơn vị phụ thuộc để phối hợp thực hiện giải thể đồng thời cả doanh nghiệp và các đơn vị phụ thuộc.
Ba là, thực hiện liên thông, đồng thời thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp và mã số thuế đơn vị phụ thuộc
Điều 15 Thông tư 80/2012/TT-BTC quy định hai bộ hồ sơ đối với thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế doanh nghiệp và thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế đơn vị phụ thuộc. Trong khi, để chấm dứt hiệu lực mã số thuế của doanh nghiệp, doanh nghiệp đã phải thực hiện xong thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế (bao gồm quyết toán thuế của các đơn vị phụ thuộc). Quy định như trên là chưa tạo thuận lợi cho doanh nghiệp cũng như chưa đảm bảo tính đơn giản hóa thủ tục hành chính.
Ngoài ra, tại Điểm b Khoản 1 Điều 15 Thông tư 80/2012/TT-BTC, quy định về việc "Sau khi đơn vị chủ quản giải thể, phá sản, chấm dứt tồn tại, nếu một số đơn vị trực thuộc vẫn tiếp tục hoạt động thì các đơn vị trực thuộc này phải làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trực thuộc và thực hiện đăng ký thuế mới với cơ quan thuế như một đơn vị độc lập" là không thống nhất với quy định tại Khoản 1, Điều 24 Thông tư 01/2013/TT-BKHĐT.
Do vậy, đề xuất sửa đổi lại quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 15 Thông tư 80/2012/TT-BTC theo hướng như sau: Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hiệu lực mã số thuế của đơn vị chủ quản (doanh nghiệp), Cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở có trách nhiệm gửi thông tin về việc đóng mã số thuế doanh nghiệp tới Cục thuế nơi doanh nghiệp đặt đơn vị phụ thuộc. Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận thông tin này, Cục thuế nơi đặt đơn vị phụ thuộc tự động tiến hành đóng mã số thuế đơn vị phụ thuộc cho doanh nghiệp.
Bốn là, quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan nhà nước (thuế, đăng ký doanh nghiệp,...) trong việc thông báo doanh nghiệp rơi vào tình trạng giải thể gửi tới cơ quan tòa án
Trên thực tế, ranh giới giữa doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản và doanh nghiệp trong tình trạng giải thể là không thật sự rõ ràng, tuy nhiên trong quá trình theo dõi hoạt động của doanh nghiệp hoặc giải quyết thủ tục giải thể cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đặc biệt là cơ quan thuế có thể nắm được doanh nghiệp nào rơi vào tình trạng phá sản, tuy nhiên Luật Doanh nghiệp và Luật Phá sản hiện nay chưa nêu rõ trách nhiệm của các cơ quan này trong việc thông báo tới cơ quan thụ lý giải quyết thủ tục phá sản theo quy định tại Luật phá sản 2014.
Vì vậy, đề nghị tại quy định của pháp luật về thuế và đăng ký doanh nghiệp cần sửa đổi, bổ sung quy định về trách nhiệm của các cơ quan nhà nước đặc biệt là cơ quan thuế trong việc thông báo tới tòa án về trường hợp doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản.
Năm là, quy định rõ sự phối hợp giữa cơ quan thuế và cơ quan hải quan trong thực hiện thủ tục xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 138 Thông tư 128/2013/TT-BTC, cơ quan nhà nước có thể đề nghị xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế gửi Tổng cục Hải quan, tuy nhiên trên thực tế doanh nghiệp vẫn phải đi xin xác nhận của cả cơ quan thuế và cơ quan hải quan về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của mình. Trong khi, để thực hiện việc này cơ quan thuế hoàn toàn có thể chủ động, phối hợp với cơ quan hải quan để đề nghị cung cấp thông tin. Do vậy, để giảm thiểu gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp, tăng tính liên thông, phối hợp giải quyết giữa cơ quan thuế và cơ quan hải quan đề nghị bổ sung quy định tại Thông tư 80/2012/TT-BTC việc cơ quan thuế (Cục thuế) có trách nhiệm phối hợp với cơ quan hải quan để xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Theo đó, quy định rõ thời gian để hai cơ quan phối hợp giải quyết thủ tục xác nhận này.
Sáu là, nghiên cứu, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chia sẻ dữ liệu trên các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, cơ quan hải quan.
Để quy trình, quy chế liên thông thật sự có hiệu quả đề nghị nghiên cứu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm chia sẻ thông tin và phối hợp giải quyết thủ tục một cách nhanh nhất. Hiện nay, về phía cơ quan thuế đã có cơ sở dữ liệu riêng theo dõi về tình hình nộp thuế của doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng theo dõi các thông tin đăng ký doanh nghiệp. Do vậy, trong thời gian tới cần nghiên cứu, đẩy mạnh hơn nữa việc sử dụng các cơ sở dữ liệu này nhằm chia sẻ thông tin, phối hợp giải quyết thủ tục cho doanh nghiệp giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh, cũng như cơ quan hải quan và cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bảy là, tăng chế tài xử lý đối với các trường hợp không thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động
Để tăng ý thức, trách nhiệm của chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật trong việc tuân thủ pháp luật, cũng như có cơ chế pháp lý rõ ràng cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý những đối tượng này, cần thiết lập và quy định rõ các biện pháp chế tài đối với chủ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong trường hợp không tuân thủ quy định về giải thể doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã rơi vào tình trạng khó khăn, phải tạm ngừng hoạt động. Có thể tham khảo một số biện pháp chế tài sau đây: Cấm thành lập công ty mới, cấm đảm nhiệm chức vụ người đại diện theo pháp luật trong một thời gian nhất định, cấm góp vốn vào các công ty khác,...; với các trường hợp chủ doanh nghiệp bỏ trốn trong khi vẫn còn nghĩa vụ tài chính chưa thực hiện, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo sang cơ quan Công an tỉnh và cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động để phối hợp theo dõi, quản lý chặt chẽ các đối tượng này./.
Tâm Vũ
Cục Kiểm soát thủ tục hành chính