Lịch sử hình thành, cơ cấu, tổ chức, số lượng công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng
Giai đoạn ra đời: Dấu hiệu công chứng của An-giê-ri có từ xa xưa, là hoạt động công chứng mang tính chất tập quán, hoạt động thông lệ, tập tục tồn tại trong văn hóa đạo Hồi.
Giai đoạn hai: Giai đoạn thời kỳ thuộc Pháp: Các tư liệu thành văn đã có. Giai đoạn này tồn tại song song của hai chế độ công chứng: Chế độ công chứng hiện đại của thực dân (giành cho người Pháp) và chế độ công chứng truyền thống của An-giê-ri (giành cho người An-giê-ri). Duy trì cho đến khi giành độc lập.
Từ năm 1962 đến năm 1972, các nhà lập pháp đã thông qua một số luật làm nền tảng cho công chứng. Từ năm 1971 trở đi, An-giê-ri xây dựng chế độ định hướng xã hội chủ nghĩa: Quốc hữu hóa, đất đai thuộc sở hữu Nhà nước, xây dựng kinh tế tập thể; hạn chế sự phát triển kinh tế tư nhân; công chứng là công chứng công và đặt tại Bộ Tư pháp. Công chứng viên vừa là công chứng vừa là thẩm phán.
Giai đoạn ba: Giai đoạn thị trường hóa, tự do hóa công chứng. Năm 1988 diễn ra cuộc cải cách của An-giê-ri về kinh tế, chính trị. Đây là giai đoạn chuyển đổi của công chứng An-giê-ri. Đạo luật năm 1988 đã quy định bước chuyển đổi cho công chứng. Đặc trưng là chuyển từ công chứng công sang tự do hóa hoạt động công chứng. Nền tảng của sự thay đổi là sự chuyển đổi của cả nền kinh tế. Nhà nước ban hành một loạt đạo luật về kinh tế. Doanh nghiệp chuyển sang hình thức doanh nghiệp tư nhân. Sở hữu tư nhân bao gồm cả đất đai được thiết lập. Hoạt động doanh nghiệp, đất đai, dân sự, đầu tư đều thay đổi. Tất yếu hoạt động công chứng cũng thay đổi. Đến thời điểm này nhà nước vẫn có công chứng riêng của nhà nước. Năm 1988 số lượng công chứng viên nhà nước là 144. Hoạt động công chứng viên nhà nước phục vụ công chứng hành chính của nhà nước. Thời gian này nhà nước thực hiện hoạt động bán lại, nhượng lại căn hộ chung cư cho người dân. Hồ sơ công chứng thuộc địa chuyển sang cho tòa án. Hơn 100 công chứng nhà nước có hai lựa chọn hoặc là công chứng nhà nước hoặc công chứng tự do hóa. Các tài liệu công chứng được lưu giữ ba nơi, tòa án, công chứng nhà nước, công chứng tư nhân. Năm 1990, An-giê-ri tổ chức kỳ thi quốc gia đầu tiên để tuyển công chứng viên thời kỳ mới. Có khoảng 340 công chứng viên đầu tiên của An-giê-ri được tuyển dụng trong kỳ thi này. Sau đó có một kỳ đào tạo bắt buộc. Sau kỳ đào tạo này, tổ chức công chứng hiện giờ tại An-giê-ri được hình thành. Đầu tiên là hình thành hiệp hội công chứng chứng nghề nghiệp tại địa phương, vùng. Cuộc bầu cử hình thành Hội đồng công chứng Quốc gia vào tháng 6 năm 1990.
Bên cạnh Hội đồng công chứng vùng, Hội đồng công chứng Quốc gia còn có Hội đồng công chứng Tối cao do Bộ trưởng Bộ Tư pháp kiêm Chưởng ấn làm Chủ tịch Hội đồng.
Hội đồng công chứng Quốc gia: Được bầu bởi Hội đồng công chứng vùng từ 24 thành viên. Văn phòng Hội đồng công chứng Quốc gia gồm chủ tịch, 03 phó chủ tịch (phía đông, tây , tổng thư ký). Hội đồng hop 04 lần/ năm, có nhiệm vụ đưa ra kế hoạch hoạt động từng năm của công chứng An-giê-ri. Chủ tịch có nhiệm kỳ là 03 năm và được tái bầu lại trong 01 lần duy nhất.
Có 03 Hội đồng công chứng vùng: (Vùng phía đông, trung tâm, phía tây). Các (03) chủ tịch công chứng vùng là Phó Chủ tịch Hội đồng công chứng Quốc gia. Có 53 điều phối viên của các tỉnh chính là 53 chi nhánh địa phương giúp Hội đồng Công chứng vùng. Năm 2006, An-giê-ri có đạo luật mới về công chứng. Đạo luật được Liên minh công chứng Quốc tế đánh giá là đạo luật hoàn thiện nhất về nghề công chứng. Theo đó, vai trò của công chứng viên rất lớn, là đầu mối bắt buộc trong mọi giao dịch pháp lý dân sự - kinh tế. Các luật chuyên ngành của An-giê-ri đều quy định theo như vậy.
Vị trí, vai trò của công chứng viên
Công chứng viên ở An-giê-ri thực hiện quyền lực công và bắt buộc tốt nghiệp cử nhân luật, trải qua kỳ thi tuyển, một khóa đào tạo, thực tập. Hội đồng công chứng cấp vùng tổ chức kỳ thảo luận và các kỳ họp trao đổi kinh nghiệm thường kỳ giữa công chứng viên và thẩm phán. Trải qua tất cả quá trình đó mới có thể trở thành công chứng viên. Công chứng viên được Bộ trưởng Bộ tư pháp bổ nhiệm và tuyên thệ trước tòa án. Sau khi tuyên thệ, công chứng viên được trao con dấu của nhà nước do Bộ trưởng Bộ tư pháp kiêm Chưởng ấn trao và được đăng ký chính thức rồi mở một tài khoản tại kho bạc. Trong quyết định, công chứng viên thực hiện nhiệm vụ trong khu vực tòa án được bổ nhiệm. Công chứng viên không giống như luật sư. Luật sư hành nghề bất cứ đâu, nhưng công chứng viên bắt buộc nghề nghiệp được điều chỉnh rõ ràng và chỉ định theo đơn vị lãnh thổ theo cấp tòa án do Bộ trưởng chỉ định, không được điều chuyển tự do. Công chứng viên hoat động nghề nghiệp dưới ba hình thức: Công chứng viên cá nhân, nhóm công chứng viên nghề nghiệp (một nhóm) và hình thức công ty hợp danh.
Công chứng viên cũng là người thu thuế cho ngân khố quốc gia. Luật Công chứng năm 2006 (Điều 40) quy định công chứng viên có nghĩa vụ mở tài khoản tại kho bạc nhà nước. Công chứng viên thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp theo yêu cầu như soạn thảo, chứng nhận văn bản ủy quyền, mua bán, giải quyết thừa kế, thành lập công ty... Công chứng viên có rất nhiều sự trợ giúp như thư ký, trợ lý.
Như vậy, công chứng viên hành nghề với hai tư cách: Thứ nhất là người được ủy quyền thực hiện quyền lực công và thứ hai là dịch vụ thu thuế cho Nhà nước.
Vai trò của công chứng viên trong xã hội An-giê-ri là rất lớn, là van an toàn cho mọi giao dịch kinh tế, dân sự của người dân (không phải chỉ riêng trong bất động sản), như đăng ký thành lập doanh nghiệp cũng bắt buộc phải do công chứng viên làm. Hệ thống pháp luật của An-giê-ri thể hiện thống nhất vấn đề này. An-giê-ri cho rằng, đây chính là cốt lõi của vấn đề bảo đảm ổn định xã hội, bảo vệ lợi ích của Nhà nước và công dân.
Mô hình liên thông công chứng, đăng ký đất đai và thuế
Công chứng viên tiến hành tất cả các hoạt động từ công chứng, đăng ký biến động đất đai và nộp thuế, phí, lệ phí thay cho người dân. Khi có yêu cầu, khách hàng chỉ gặp công chứng viên, tiến hành tất cả hoạt động theo yêu cầu và gặp công chứng viên để nhận kết quả không phải theo bất kỳ một thủ tục nào khác. Nhà làm luật đưa ra một điều khoản rất quan trọng để đơn giản hóa thủ tục và tạo điều kiện thuận lợi cho công dân. Về tài chính, năm 1998, các nhà lập pháp An-giê-ri đưa điều khoản trong trường hợp giao dịch có giá trị dưới 1000 USD thì khách hàng không phải đặt cọc. Từ trên 1000 USD phải mở tài khoản, trị giá 20%. Khi khách hàng không chi trả thì công chứng viên lấy trong 20% đó. Công chứng viên quan hệ tốt với Sở Đăng ký đất đai. Việc đăng ký diễn ra hết sức nhanh gọn từ 24 đến 48 giờ.
Các bước quy trình liên thông được thực hiện như sau:
Bước một: Một khách hàng đến Văn phòng công chứng đưa ra tư vấn, yêu cầu hồ sơ mà họ cần hoàn thành.
Bước hai: Nghiên cứu hồ sơ, yêu cầu của người dân; kiểm tra hồ sơ, điều tra các vấn đề tài sản có bị thế chấp hay bán, chuyển đổi, có nợ thuế không.
Công chứng viên hẹn với khách hàng và tiến hành công chứng. Ngoài ra còn hoạt động khác như chi trả phí, lệ phí gắn liền với các hoạt động liên quan. Giai đoạn này văn bản được ký đối với người có liên quan, chính thức hóa công chứng văn bản. Tất cả tài liệu đó đều phải đăng ký, không có ngoại lệ nào. Đối với bất động sản, cơ quan thuế phải tiếp cận hồ sơ ngay trong ngày để kiểm tra xem người bán có nợ khoản thuế nào không. Thời hạn cơ quan thuế xem xét là một tháng một ngày. Khoản ký quỹ sẽ được trả về cho người bán, nếu không có vấn đề gì. Trong một tháng đó, văn bản công chứng sẽ được đăng ký và công bố.
Trong bước này, công chứng viên phải chú ý các hoạt động chính sau:
Về văn bản liên quan hợp đồng bán gồm các thông tin như: Tên công chứng viên, thông tin về người bán, tên, họ, họ tên của bố, nơi sinh, ngày sinh, nghề nghiệp, địa chỉ chính xác, số chứng minh, ngày cấp thẻ, cơ quan cấp thẻ và thông tin về người mua. Văn bản bán: Người bán tuyên bố họ bán tài sản. Phần liên quan đến tài sản (đối tượng của hợp đồng) mô tả chi tiết về đối tượng, đặc trưng, hiện trạng, số lượng, diện tích, phần sử dụng chung, riêng.
Mô tả trong hợp đồng lịch sử sở hữu của tài sản đó, điều kiện của giao dịch, giá cả, phương thức thanh toán. Các bên phải chỉ định địa chỉ cư trú của mình để lựa chọn nếu có vấn đề thì liên hệ. Phần ghi những văn bản nào được áp dụng tại hợp đồng công chứng. Phần cuối cùng địa điểm của hành vi công chứng diễn ra vào ngày nào, chữ ký của bên bán, bên mua, thông số về việc công bố, đăng ký ngày công bố, ngày đăng ký. Văn bản chi tiết hóa kèm theo. Tất cả phải lưu tại Văn phòng Công chứng bản gốc, người dân lưu bản sao. Nếu có vấn đề thì tra cứu tại đây. Bản sao cũng là văn bản gửi cơ quan thuế: Tên, thông số người bán, người mua, giá của giao dịch.
Sổ kế toán của công chứng, linh hồn của Phòng công chứng: Được đánh số và ký tắt từng trang một. Chánh án đóng dấu ghi rõ số lượng trang. Điều này giúp kiểm soát nguồn thuế trong hoạt động của công chứng viên. Ba tháng một Tổ chức Công chứng mang ra cơ quan thuế để tính thuế.
Quyển theo dõi khách hàng: Văn phòng công chứng mang quyển theo dõi khách hàng sang cơ quan Thuế. Thông thường 01 lần/năm cơ quan thuế tự kiểm tra. Thù lao công chứng sau khi trừ chi phí thuê văn phòng, nhân công, bảo hiểm, đóng thuế 20 % còn lại.
Công chứng viên đóng vai trò xây dựng văn bản, hợp đồng giao dịch, tư vấn, lưu trữ hồ sơ. Họ là người am hiểu nhất lịch sử từng bất động sản.
Bước ba:Sau khi thực hiện xong công chứng hợp đồng, giao dịch, Tổ chức công chứng chuyển 02 bản phô tô đến Văn phòng đăng ký thuộc Bộ Tài chính.
Ở An-giê-ri mặc dù có Bộ Tài nguyên nhưng Bộ này chủ yếu thực hiện chức năng bảo tồn đất đai, quản lý nguồn nước, không thực hiện chức năng đăng ký. Ngoài ra các Bộ Văn hóa, Bộ Xây dựng cũng nắm giữ các thông tin về quy hoạch, bảo tồn di sản... nên đầu mối tiếp nhận là Tổ chức Công chứng và chuyển cho Văn phòng Đăng ký thuộc Bộ Tài chính để xác định thuế và lưu giữ hồ sơ lịch sử đất đai, tài sản gắn liền với đất theo tên người hoặc theo tài sản. Văn phòng đăng ký lưu một bản trong hồ sơ, một bản ghi thông tin thuế và chuyển công chứng viên.
Sau khi hợp đồng, giao dịch đã được đăng ký và nộp thuế, công chứng viên mang hồ sơ đến Phòng lưu giữ hồ sơ thực hiện chế độ lưu giữ theo cá nhân hoặc đăng ký theo tài sản. Mỗi bên lưu giữ một tờ về thông tin địa chính. Cột một là thông tin cá nhân, cột hai lưu ý về cầm cố. Một cá nhân đến yêu cầu đều được cung cấp thông tin địa chính. Nếu có tranh chấp bắt buộc phaỉ ghi chú vào hồ sơ địa chính. Tình trạng chủ thể và mảnh đất có thể tra cứu được ngay. Văn phòng Đăng ký có chức năng của trung tâm lưu giữ và cung cấp thông tin.
Bước 4: Trả kết quả cho người dân tại Tổ chức hành nghề công chứng.
Cơ chế đảm bảo hoạt động công chứng theo đúng quy định của pháp luật, hạn chế vi phạm trong hoạt động công chứng
Mục đích tối cao là minh bạch hóa, tạo điều kiện cho người dân. Đối với An-giê-ri từ năm 1990 đã trải qua rất nhiều cải cách và tiến bộ. Sự phối kết hợp là hoàn hảo giữa công chứng viên với các Bộ liên quan và Bộ chủ quản. Công chứng viên đảm nhiệm luân chuyển hồ sơ đến cơ quan đăng ký và kể cả nộp thuế thay cho người dân. Công chứng viên phải đóng quỹ hoạt động cho Hội đồng Công chứng vùng. Công chứng viên có sổ kế toán theo quy định gồm: Bên có, bên nợ... hành vi công chứng phải liệt kê cụ thể, có nghĩa vụ lưu trữ toàn bộ hồ sơ và đảm bảo lưu giữ tốt.
Ở An-giê- ri, hoạt động công chứng chịu sự giám sát, kiểm tra, thanh tra nghiệm ngặt của Hội đồng công chứng vùng, Hội đồng công chứng Quốc gia và Hội đồng công chứng tối cao.
Công chứng vùng: Theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng công chứng Quốc gia, công chứng vùng thực hiện thanh tra công chứng ít nhất một lần/ năm. Chủ tịch Hội đồng công chứng Quốc gia chỉ định công chứng viên thanh tra. Quyết định chỉ định thanh tra được Chủ tịch Hội đồng công chứng Quốc gia chuyển 01 bản cho Chu tịch Hội đồng công chứng Tối cao. Hồ sơ công chứng đã được thực hiện từ năm 1938 trở lại đây đều có thể là hoạt động thanh tra. Thanh tra viên của công chứng kiểm tra lại toàn bộ quy trình liên quan đến tài chính, khách hàng, tác nghiệp công chứng. Mỗi thanh tra viên nhận được hướng dẫn của Hội đồng công chứng Quốc gia về tiêu chí nhận xét đánh giá. Mỗi Tổ chức công chứng được thanh tra bởi 02 người. Thanh tra thực hiện làm báo cáo và chuyển Hội đồng công chứng vùng, Hội đồng Quốc gia và Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Sau đó, phiên họp tổng kết rà soát kết quả giữa thanh tra, công chứng vùng được tổ chức và sản phẩm là báo cáo kiểm tra. Các hoạt động công chứng được xếp hạng từ mầu xanh, vàng, đỏ. Nếu hồ sơ công chứng mầu xanh là tốt, mầu vàng là đào tạo thêm, mầu đỏ là đề nghị giải thể. Chủ tịch Hội đồng công chứng Quốc gia quyết định hình thức xử phạt. Theo Luật Công chứng năm 2006 có 02 chủ thể có quyền yêu cầu thành lập kỷ luật là: Chủ tịch Hội đồng công chứng Quốc gia và Bộ trưởng Bộ Tư pháp thành lập hội đồng kỷ luật; Điều hành Hội đồng kỷ luật là Chủ tịch Hội đồng công chứng vùng, gồm 07 thành viên bầu ra, nhiệm kỳ là 03 năm.
Công chứng viên triệu ra Hội đồng kỷ luật có thể tự bảo vệ mình hoặc thuê luật sư. Biện pháp kỷ luật khiển trách, cảnh cáo, tạm dừng 6 tháng, đình chỉ hoạt động. Công chứng viên có quyền kháng cáo lai quyết định kỷ luật là: công chứng viên kháng cáo lên Ủy ban xem xét khiếu nại của Hội đồng công chứng Quốc gia. Ủy ban xem xét khiếu nại gồm 08 thành viên: 04 thành viên, được bổ nhiểm bởi Bộ trưởng Bộ Tư pháp và 04 thành viên bổ nhiệm bởi Hội đồng công chứng Quốc gia. Ủy ban họp tại trụ sở của Tòa án tối cao. Chủ tịch là thảm phán Tòa án tối cao. Các thành viên được bổ nhiệm bởi Chưởng ấn là thành viên làm việc tại tòa án tối cao. Các thành viên do Hội đồng công chứng Quốc gia bổ nhiệm nguyên là Chủ tịch Hội đồng công chứng Quốc gia. Phán quyết của Ủy ban xem xét là quyết định cuối cùng. Công chứng viên kỷ luật còn một cơ hội là khởi kiện ra Tòa án hiến pháp (Hội đồng hiến pháp).
Chia sẻ lợi ích trong quy trình liên thông
Để thực hiện giao dịch này, người dân phải nộp phí cho các cơ quan công chứng, Văn phòng Đăng ký và Bảo tồn đất đai, thuế. Công chứng viên là người đi nộp thay cho người dân. Mức phí được quy định rõ ràng trong luật, văn bản hướng dẫn luật, do vậy không có chuyện tranh chấp quyền lợi.
Thực hiện Nghị quyết 19/NQ-CP, Chính phủ giao Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xây dựng Đề án liên thông công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất. Từ kinh nghiệm của An-giê-ri về nghề công chứng, ta có thể tiếp thu có chọn lọc một số nội dung phù hợp với điều kiện cụ thể của Việt Nam để hoàn thiện dự thảo Đề án.
Hai nước có nhiều điểm tương đồng về lịch sử và văn hóa pháp luật: Đều giành độc lập từ tay người Pháp, nền luật pháp ít nhiều đều có ảnh hưởng của hệ thống pháp luật Châu âu lục địa, đều chuyển đổi mô hình quản lý kinh tế xã hội từ chế độ bao cấp tập trung sang mô hình quản lý kinh tế thị trường. Hệ thống pháp luật của Bạn có sự ảnh hưởng rất sâu đậm của pháp luật Pháp, thể chế Nhà nước là Cộng hòa Đại nghị, Tam quyền phân lập. Về kinh tế, Bạn đã tiệm cận rất gần các nước phát triển, dự trữ ngoại tệ đứng số 1 châu Phi.
Về lĩnh vực công chứng, An-giê-ri là nước có những bước tiến dài, công chứng trở thành niềm tự hào của nền pháp lý kinh tế - dân sự. Bạn cũng chuyển đổi mô hình quản lý kinh tế từ tập trung, bao cấp, quốc doanh là chủ đạo sang kinh tế thị trường, do vậy là kinh nghiệm quý cho nước ta.
Ngành công chứng của Bạn được pháp luật giao quyền rất lớn, chúng ta nên và sẽ tiếp thu một số kinh nghiệm của An-giê-ri, trước mắt để bổ sung hoàn thiện Đề án liên thông, đặc biệt về quy trình và phân chia phí, lệ phí, tiến tới nên học tập từng bước để xây dựng ngành công chứng của chúng ta mạnh lên, thực sự là chiếc van an toàn cho mọi giao dịch kinh tế, dân sự, góp phần bảo đảm an toàn xã hội, bảo vệ lợi ích của công dân và Nhà nước./.
Tạ Thị Hải Yến
Phòng KSTTHC Khối kinh tế ngành