Thủ tục đăng ký khai tử cần tiếp tục được rà soát, đơn giản hóa

04/01/2019

Việc đăng ký khai tử không chỉ giúp gia đình người chết thuận lợi trong việc thực hiện các thủ tục pháp lý, đảm bảo quyền lợi mà còn có vai trò quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước và ban hành các chính sách phù hợp.

Qua thực tế thực hiện các thủ tục đăng ký khai tử cho thấy, do sự kiện một người chết (cái chết tự nhiên hoặc do Tòa án tuyên bố chết) là sự kiện pháp lý làm căn cứ phát sinh, thay đổi, chấm dứt các quan hệ pháp luật của người tham gia với tư cách là một công dân, một con người như quan hệ về hôn nhân và gia đình, thừa kế, hộ khẩu, hộ tịch, bảo hiểm xã hội… Theo đó, việc đăng ký khai tử giúp gia đình người chết thuận lợi trong việc thực hiện các thủ tục pháp lý, đảm bảo quyền lợi mà còn có vai trò quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước và ban hành các chính sách phù hợp. Việc người dân không thực hiện đăng ký khai tử sẽ gây khó khăn trong công tác quản lý hộ tịch, quản lý dân số, quản lý hộ khẩu, thực hiện chính sách về an sinh xã hội như: Có trường hợp người chết vẫn được phát thẻ cử tri đi bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân; người chết vẫn được trả lương hưu trong nhiều năm; người chết vẫn được hưởng trợ cấp hàng tháng…
 
Ảnh minh họa – Nguồn Internet

 
Theo Điều 32, Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014 thì cơ quan có thẩm quyền khai tử là: “Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử”. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử. Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định và Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử. Quy định này cho thấy, trong một số trường hợp trích lục khai tử được cấp trên cơ sở Giấy báo tử và thủ tục đăng ký khai tử tại cơ quan có thẩm quyền.

Khi đăng ký khai tử theo quy định của Luật Hộ tịch, nội dung khai tử phải bao gồm các thông tin: Họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết, nếu có; nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết theo dương lịch; quốc tịch nếu người chết là người nước ngoài. Nội dung đăng ký khai tử được xác định theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp; trong đó, ngoài các trường hợp người chết tại cơ sở y tế, người chết do thi hành án tử hình, người bị Tòa án tuyên bố là đã chết, người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn (cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ thay thế Giấy báo tử) thì đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp trên, như: Chết do già yếu, không có nghi vấn… sẽ do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử (khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch). Sau khi có sự kiện người chết, gia đình, thân nhân hoặc cá nhân, tổ chức liên quan báo cho cơ quan có thẩm quyền biết sự kiện này trên cơ sở đó, cơ quan này sẽ cấp cho họ Giấy báo tử. Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định và Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Ngay sau khi nhận giấy tờ theo quy định trên, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử (Điều 34 Luật hộ tịch). Trích lục khai tử là một loại giấy tờ hộ tịch của cá nhân được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho gia đình, thân nhân, người đại diện hoặc cá nhân, tổ chức có liên quan để xác nhận tình trạng một người đã chết, xác định về thời gian chết, địa điểm chết và nguyên nhân cái chết, về mặt pháp lý đây là căn cứ rõ ràng nhất xác định thời điểm chết của người được khai tử.

Qua nghiên cứu quy định trên cho thấy, trong một số trường hợp khi phát sinh sự kiện chết, Ủy ban nhân dân cấp xã vừa cấp Giấy báo tử vừa thực hiện đăng ký khai tử trên cơ sở Giấy báo tử do chính mình cấp. Việc thực hiện đồng thời hai thủ tục trên tại cùng một cơ quan hành chính nhà nước cấp xã là không cần thiết, gây mất thời gian, công sức, phiền hà cho cả phía cơ quan hành chính nhà nước và người dân. Bên cạnh đó, việc quy định trình tự thực hiện thủ tục như hiện nay cũng không phù hợp, cụ thể: Theo quy định hiện hành thì công chức tư pháp - hộ tịch ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy việc khai tử đúng thì ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử. Tuy nhiên, việc quy định công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch và cùng người đi khai tử ký tên vào sổ Hộ tịch trước khi thực hiện việc khi báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử là không hợp lý vì khi đó chưa rõ Chủ tịch Ủy ban nhân dân có đồng ý giải quyết và ký trích lục khai tử cho người có yêu cầu thực hiện thủ tục hay không, và sẽ rất bất cập, gây phiền hà, lãng phí thời gian cho cả phía cơ quan nhà nước và người thực hiện thủ tục trong trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân không đồng ý giải quyết. Thực tế, hiện nay đa phần công chức tư pháp - hộ tịch khi thực hiện giải quyết thủ tục đăng ký khai tử đều không thực hiện theo quy trình trên, thông thường sau khi tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ nếu thấy đầy đủ, hợp lệ thì công chức tư pháp - hộ tịch sẽ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, ký trích lục khai tử. Sau khi được ký trích lục khai tử thì mới thực hiện việc ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch và cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch (sổ giấy).

Đồng thời, cũng chính từ quy định công chức tư pháp - hộ tịch và người đi đăng ký khai tử phải ký tên vào Sổ hộ tịch nên rất bất cập, hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục, cụ thể không thể thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4. Hơn thế, hiện nay hầu hết các địa phương đều sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch, Bộ Tư pháp cũng đang thí điểm triển khai phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung tại trên 30 tỉnh, thành phố, theo đó công chức tư pháp - hộ tịch khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch nói chung, đăng ký khai tử nói riêng thì cùng một lúc phải nhập thông tin vào 03 nơi, đó là Sổ hộ tịch, phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch của địa phương và phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp, điều đó làm mất rất nhiều thời gian, công sức của công chức, tạo ra áp lực công việc rất lớn, đồng thời do phải nhập đi nhập lại thông tin nhiều lần dẫn đến không tránh sai sót, từ đó thiếu sự thống nhất về thông tin của cá nhân.

Để khắc phục phần nào bất cập trên, ngày 06/7/2016, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã có Công văn số 1006/HTQTCT-HT về việc hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch, trong đó có nội dung: Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định giao Bộ Y tế hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cung cấp số liệu thống kê sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Tuy nhiên, đến nay do Bộ Y tế chưa có hướng dẫn hướng dẫn về việc cấp Giấy báo tử, nên để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, khi Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thủ tục đăng ký khai tử đối với trường hợp người chết chết bình thường do già yếu tại địa phương (nơi cư trú cuối cùng) thì căn cứ vào khai báo của người thân thích để thực hiện đăng ký khai tử và cấp Trích lục khai tử, không cần cấp Giấy báo tử. Nếu người đó chết tại địa phương do ốm đau, bệnh tật, tai nạn… thì phải có Biên bản xác nhận của cơ quan y tế, cơ quan công an xã. Hướng dẫn của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã góp phần đơn giản hóa thủ tục đăng ký khai tử, được nhiều cơ quan đăng ký hộ tịch và người dân đồng tình ủng hộ.

Tuy nhiên, nội dung hướng dẫn lại mâu thuẫn với quy định về đăng ký khai tử tại các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch, cụ thể:

Thứ nhất, Theo quy định tại khoản 1 Điều 34 Luật hộ tịch thì thành phần hồ sơ đăng ký khai tử bao gồm: Tờ khai theo mẫu quy định và Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử. Theo đó, trong trường hợp người chết chết bình thường do già yếu tại địa phương (nơi cư trú cuối cùng) thì Giấy báo tử là thành phần hồ sơ bắt buộc của thủ tục đăng ký khai tử.

Thứ hai, tại điểm đ khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP đã quy định Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền, trách nhiệm cấp Giấy báo tử đối với một số trường hợp, trong đó có trường hợp người chết chết bình thường do già yếu tại địa phương (nơi cư trú cuối cùng).

Thứ ba, về trách nhiệm hướng dẫn việc thực hiện cấp Giấy báo tử của Bộ Y tế,  Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: Cơ sở y tế sau khi cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ thay Giấy chứng tử quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Nghị định này có trách nhiệm thông báo số liệu sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định của Luật Hộ tịch để thống kê kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật. Bộ Y tế hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cung cấp số liệu thống kê sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 1 Điều này. Như vậy, theo quy định này thì Bộ Y tế chỉ có trách nhiệm hướng dẫn việc thực hiện cấp Giấy báo tử đối với các cơ sở y tế. Mà không quy định trách nhiệm hướng dẫn việc thực hiện cấp Giấy báo tử đối với Ủy ban nhân dân cấp xã. Do đó, việc Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực lấy lý do Bộ Y tế chưa có hướng dẫn để đưa ra nội dung hướng dẫn địa phương trong việc đăng ký khai tử như trên là không phù hợp.

Qua phân tích trên, để góp phần thiết thực vào việc thực hiện chủ trương đẩy mạnh cải cách TTHC, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện các TTHC, đồng thời tăng cường công tác quản lý nhà nước trong các lĩnh vực đăng ký hộ tịch, ngoài việc các cơ quan Nhà nước cần tích cực, chủ động tuyên truyền vận động người dân nâng cao ý thức trong việc thực hiện thủ tục đăng ký khai tử theo đúng quy định. Bộ Tư pháp cần thiết phải sớm rà soát, đưa ra phương án đơn giản hóa đối với quy định về việc thực hiện đăng ký hộ tịch theo hướng bỏ quy định về việc ký Sổ hộ tịch. Thay đổi hình thức Sổ hộ tịch từ sổ giấy sang sổ điện tử đượckiết xuất từ phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch. Riêng đối với thủ tục đăng ký khai tử quy định tại Điều 34 Luật hộ tịch, cần nghiên cứu đưa ra phương án đơn giản hóa theo hướng bổ sung quy định về thành phần hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký khai tử không bao gồm Giấy báo tử đối với một số trường hợp cụ thể. Theo đó, bỏ quy định về việc cấp giấy báo tử của Ủy ban nhân dân cấp xã quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP./.

Nguyễn Thị Bích Ngân
Cục Kiểm soát TTHC