Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến - Nhiều vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu chỉnh sửa

10/12/2019

Thực hiện nhiệm vụ được giao, Bộ Tư pháp đang xây dựng dự thảo Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến trình Chính phủ, tuy nhiên còn nhiều vấn đề tại dự thảo còn có ý kiến khác nhau cần được tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện.

Về quy định thủ tục hành chính (TTHC)
Theo quy định tại dự thảo Nghị định và giải trình của Bộ Tư pháp tại dự thảo Tờ trình thể hiện việc đăng ký hộ tịch trực tuyến chỉ là một phương thức thực hiện việc đăng ký hộ tịch, do đó toàn bộ hồ sơ, trình tự, thủ tục giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch vẫn quy định theo hướng thực hiện theo quy định của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, vì vậy dự thảo Nghị định chỉ quy định về nguyên tắc tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, quy định việc trả kết quả bằng biểu mẫu hộ tịch điện tử; biểu mẫu hộ tịch điện tử do Bộ Tư pháp ban hành, có giá trị sử dụng hoặc cung cấp nguồn thông tin như biểu mẫu hộ tịch giấy, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, không được yêu cầu nộp/xuất trình giấy tờ hộ tịch.

Tuy nhiên, với việc quy định một hình thức đăng ký hộ tịch mới, ứng dụng công nghệ thông tin thay cho cách thực hiện truyền thống, thủ công như hiện nay, song lại quy định thực hiện về hồ sơ, trình tự , thủ tục theo cách thức cũ là không phù hợp, khả thi. Bởi việc đăng ký hộ tịch trực tuyến sẽ có rất nhiều điểm khác biệt so với đăng ký trực tiếp, đơn cử như: Việc xác thực người dùng, xác thực tính chính xác của hồ sơ, cho đến việc đăng ký thực hiện trực tuyến, cấp tài khoản, tiếp nhận hồ sơ là file điện tử, ứng dụng chữ ký số, thanh toán trực tuyến, lưu trữ hồ sơ điện tử... Do đó, để bảo đảm có đủ cơ sở triển khai thực hiện trên thực tế, thì Bộ Tư pháp cần nghiên cứu, bổ sung đầy đủ các quy định về bộ phận tạo thành thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến tại dự thảo Nghị định.

Bên cạnh đó, dự thảo Nghị định có quy định nhiều TTHC mới, như: Cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch, cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản cho cả đối tượng thực hiện thủ tục lẫn cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch..., tuy nhiên dự thảo Nghị định mới chỉ dừng lại ở việc quy định tên thủ tục mà chưa quy định đầy đủ các bộ phận tạo thành thủ tục theo đúng quy định tại Điều 8 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung). Việc đánh giá tác động của TTHC cũng chưa được Bộ Tư pháp thực hiện theo đúng quy định, nhất là đánh giá về sự cần thiết ban hành các TTHC mới.

Về việc ghi, lưu trữ và quản lý sổ hộ tịch
Hiện nay, việc ghi, lưu trữ và quản lý sổ hộ tịch được quy định tại Luật hộ tịch (Điều 58), Nghị định số 123/2015/NĐ-CP (Điều 11, 12) và Thông tư số 15/2015/TT-BTP (Điều 19, 27, 28, 29). Nguyên tắc ghi sổ hộ tịch được quy định tại Điều 19 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP, cụ thể: Công chức làm công tác hộ tịch) phải tự mình ghi vào Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết bằng loại mực tốt, cùng một màu; không dùng các màu mực khác nhau; không dùng mực đỏ. Đồng thời, Thông tư này cũng quy định có 03 loại sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành, đó là: Sổ đăng ký khai sinh, sổ đang ký kết hôn, sổ đăng ký khai tử. Theo quy định trên, các cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn phải mua sổ từ bộ Tư pháp, công chức làm công tác hộ tịch phải thực hiện ghi bằng tay các sự kiện hộ tịch đã được đăng ký vào sổ. Từ đó nảy sinh rất nhiều bất cập, nhất là không phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc đăng ký và quản lý hộ tịch, tạo ra áp lực công việc, tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức của công chức làm công tác hộ tịch.

Kết quả kiểm tra thực tế việc giải quyết TTHC tại địa phương cho thấy, đa số các đơn vị được kiểm tra đều không thực hiện đúng quy định việc ghi sổ, phổ biến nhất là không ghi sổ kịp thời (thường cuối giờ/khi có thời gian rảnh mới ghi sổ); sai sót nhiều trong nội dung ghi sổ dẫn đến thông tin trong sổ không thống nhất với nội dung giấy tờ hộ tịch đã cáp, điều đó gây ra rất nhiều khó khăn cho người dân sau này, nhất là khi cần cấp bản sao giấy tờ hộ tịch. Do đó, để khắc phục các bất cập nêu trên, thì nghiên cứu để bổ sung quy định theo hướng được in sổ hộ tịch từ Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung là rất cần thiết, phù hợp với mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch tại thời điểm hiện nay.

Về bản sao trích lục hộ tịch
Dự thảo Nghị định quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (Điều 13). Tuy nhiên, thực tế hiện nay tình trạng lạm dụng bản sao giấy tờ cá nhân, nhất là bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực đang diễn ra rất phổ biến, làm tiêu tốn rất nhiều chi phí về thời gian, công sức và phí. Do đó, để góp phần hạn chế tình trạng trên, giảm thiểu việc người dân phải thực hiện thêm thủ tục xin cấp bản sao từ sổ gốc/bản sao từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử/chứng thực bản sao từ bản chính, từ đó đơn giản hóa TTHC, tiết kiệm chi phí cho xã hội, thì việc nghiên cứu để bổ sung các quy định về giá trị pháp lý của bản in giấy tờ hộ tịch từ biểu mẫu hộ tịch điện tử được cấp là cần thiết.

Về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung
Về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, hiện dự thảo Nghị định quy định: Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kết nối thường xuyên, liên tục với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua cổng kết nối giữa Bộ tư pháp và Bộ Công an. Việc kết nối chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương do Bộ Tư pháp quyết định sau khi thống nhất với cơ quan chủ quản (Điều 10). Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trong giải quyết TTHC, đơn giản hóa TTHC, thì cần nghiên cứu, bổ sung các quy định về việc kết nối chia sẻ dữ liệu hộ tịch với Cổng dịch vụ công của Bộ Tư pháp, Cổng Dịch công của địa phương và hệ thống một cửa điện tử bảo đảm theo đúng quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, phù hợp với tinh thần dự thảo Nghị định quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu số mà Bộ Thông tin và Truyền thông đang xây dựng. Bên cạnh đó, dự thảo Nghị định có quy định: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch có trách nhiệm trả phí theo quy định, trữ các cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch.

Theo quy định trên thì các các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch đều phải trả phí, kể cả để phục vụ yêu cầu quản lý của nhà nước, hoặc cá nhân khai thác thông tin hộ tịch của chính mình. Trong khi đó, đơn cử như Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư không thu phí khai thác đối với các đối tượng: Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình; công dân khai thác thông tin của mình (Điều 10 Luật căn cước). Do đó, để bảo đảm tính phù hợp, Bộ Tư pháp cần nghiên cứu, chỉnh sửa theo hướng bổ sung các đối tượng không phải nộp phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Dự thảo Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến rất cần được Bộ Tư pháp rà soát, hoàn thiện trên tinh thần cải cách, đẩy mạnh và phát huy tối đa hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch để đơn giản hóa TTHC, giảm chi phí thực hiện thủ tục, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước./.
 
Nguyễn Thị Bích Ngân,
Cục Kiểm soát thủ tục hành chính