Quy định về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

24/07/2018

Ngày 12 tháng 7 năm 2018, Thủ tướng Chính phủ đã ký, ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 06 tháng 9 năm 2018, không áp dụng đối với văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước; việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Luật giao dịch điện tử và phải tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.

Về giá trị pháp lý, nguyên tắc và yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy. Trường hợp chưa bảo đảm ký số, văn bản điện tử được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
 
Ảnh minh họa
Theo quy định, việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ; tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường hợp cơ quan nhà nước chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử; không phát hành văn bản giấy khi đã gửi văn bản điện tử, trừ các trường hợp quy định các văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy.

Quyết định quy định rõ: Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ; văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có). Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

Về đầu mối và hạ tầng kỹ thuật, công nghệ phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử
Theo Quyết định, Văn phòng Chính phủ gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Văn phòng Chính phủ; Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ gửi, nhận văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Để bảo đảm gửi, nhận văn bản điện tử, hệ thống Trục liên thông văn bản quốc gia được kết nối, liên thông với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương qua Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, nhà nước (Mạng truyền số liệu chuyên dùng cấp I); hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia; các cơ quan chủ quản hệ thống  phải xác định, phê duyệt cấp độ và tổ chức thực hiện phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho các hệ thống thông tin thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật.
Việc kết nối giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương với Trục liên thông văn bản quốc gia phải được mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin tại Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. Giải pháp kết nối, liên thông được thực hiện theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ và theo Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành.
 
Cuộc họp lấy ý kiến dự thảo. Ảnh minh họa.
 
Về tổ chức thực hiện
Quyết định quy định cụ thể trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương trong việc tổ chức thực hiện như: Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành, địa phương xây dựng, quản lý, vận hành Trục liên thông văn bản quốc gia; hướng dẫn thực hiện kết nối hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương với Trục liên thông văn bản quốc gia; Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm chủ trì hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương sử dụng mã định danh cơ quan, mã định danh văn bản và định dạng gói tin phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Bộ Công an rà soát, đánh giá an toàn an ninh thông tin cho hệ thống Trục liên thông văn bản quốc gia, hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương bảo đảm an toàn an ninh hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Ban Cơ yếu Chính phủ có trách nhiệm Bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng thư số cho các bộ, ngành, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước theo lộ trình triển khai Quyết định.

Đồng thời, Quyết định đã giao Bộ Nội vụ Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử bảo đảm hoàn thành trong năm 2018; chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông trình Chính phủ ban hành Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư để đáp ứng yêu cầu xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng.

Kinh phí thực hiện Quyết định này do ngân sách nhà nước bảo đảm theo quy định của pháp luật; các bộ, ngành, địa phương bố trí kinh phí đầy đủ, kịp thời trong kế hoạch ngân sách hàng năm; bảo đảm duy trì, phát triển hệ thống quản lý văn bản, hạ tầng mạng nội bộ và kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia.

Về lộ trình thực hiện
Văn phòng Chính phủ phối hợp với các bộ, ngành, địa phương đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử theo Quyết định này tổ chức kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia và thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định này hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm 2018, áp dụng chính thức kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2019. Đối với các bộ, ngành, địa phương còn lại thực hiện kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia, bảo đảm hoàn thành việc kết nối, liên thông, gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định này trước ngày 30 tháng 6 năm 2019.

Các bộ, ngành, địa phương chưa hoàn thành việc kết nối, liên thông văn bản điện tử nội bộ có trách nhiệm in văn bản điện tử được ký số từ hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đóng dấu đến để xử lý như văn bản giấy theo quy định; hoàn thành kết nối, liên thông văn bản điện tử nội bộ, thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định này trước ngày 30 tháng 6 năm 2020.

Riêng đối với Bộ Quốc phòng thực hiện kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia tại một đầu mối, không kết nối, liên thông nội bộ để gửi, nhận văn bản điện tử tới Trục liên thông văn bản quốc gia.

Việc ban hành và triển khai Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước là một bước quan trọng trong tạo lập cơ sở pháp lý vững chắc cho việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu điện tử liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước; thay đổi phương thức, cách thức điều hành, xử lý công việc theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch hơn; rút ngắn thời gian và giảm chi phí trong việc nhân bản, phát hành, quản lý văn bản giấy; thúc đẩy tính công khai, minh bạch và tăng cường khả năng tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp./.

Vũ Tuấn Anh
Cục Kiểm soát thủ tục hành chính