Kon Tum ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập

27/11/2019

Quy chế được ban hành kèm theo Quyết định số 18/2019/QĐ-UBND ngày 20/11/2019 của Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh gồm 3 chương và 21 điều.

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet


 
Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Kon Tum; không áp dụng đối với văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành. Quy chế áp dụng với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập (cơ quan, tổ chức), cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan, tổ chức và khuyến khích các cơ quan, tổ chức khác áp dụng Quy chế này trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử.

Nội dung chính của Quy chế
Quy chế quy định văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành (HTQLVB&ĐH) có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy. Văn bản điện tử chỉ có giá trị tương đương văn bản giấy có chữ ký và con dấu và đúng thể thức khi đến cơ quan nhận thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia và được tiếp nhận bằng HTQLVB&ĐH, đơn vị tiếp nhận văn bản có ký số thực hiện việc xử lý văn bản theo quy định. Trong trường hợp văn bản ký số gửi trên môi trường mạng bị sửa đổi nội dung, đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm yêu cầu đơn vị gửi văn bản gửi lại bằng văn bản khác có ký số. Điều 5. Đầu mối gửi, nhận.
Theo Quy chế, tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các đơn vị, địa phương (trừ văn bản hệ mật) phải được gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia qua HTQLVB&ĐH. Danh mục các loại văn bản điện tử gửi kèm bản giấy do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định theo điểm b khoản 2 Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ.
Quy chế quy định cụ thể quy trình tiếp nhận, xử lý, ký số, phát hành văn bản điện tử; quy định cụ thể, chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số, vị trí ký số; quy định yêu cầu về nội dung của văn bản điện tử được gửi, nhận trên HTVBQL&ĐH của các cơ quan hành chính nhà nước; quy định về mã hóa văn bản điện tử; quản lý và lưu trữ văn bản điện tử.
Về đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử, Quy chế quy định Văn phòng HĐND tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của HDND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; Văn phòng các Sở; Bộ phận hành chính của các cơ quan, đơn vị là đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của mình; Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện; Công chức Văn phòng - Thống kê của UBND cấp xã là đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý . Tương tự như vậy, Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi nhận văn bản điện tử của các Sở, ban, ngành, UBND các 8 cấp thông qua Trục liên thông văn bản nội bộ tỉnh Kon Tum và HTQLVB&ĐH của Văn phòng UBND tỉnh; Văn phòng các Sở; bộ phận hành chính của các ban, ngành tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các đơn vị trực thuộc thông qua HTQLVB&ĐH của cơ quan, đơn vị mình;  Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan chuyên môn trực thuộc và UBND cấp xã thông qua HTQLVB&ĐH của địa phương.

Nhiệm vụ chính của các sở, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã
(1) UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cho UBND tỉnh ban hành quy định và hướng dẫn việc lưu trữ và bảo quản văn bản điện tử, hồ sơ điện tử thống nhất trong toàn tỉnh; đưa việc thực hiện Quy chế này thành tiêu chí đánh giá, xếp loại chỉ số cải cách hành chính các cơ quan, đơn vị hàng năm; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, VNPT Kon Tum nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản và điều hành theo các chuẩn trường thông tin của Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, đồng thời xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. (2) Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì tổ chức kiểm tra, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh về kết quả thực hiện trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước; thông tin tuyên truyền việc sử dụng văn bản điện tử thay văn bản giấy nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của CBCCVC trong việc sử dụng văn bản điện tử. (3) Giao Sở Tài chính cân đối nguồn kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm để bố trí kinh phí; phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh nâng cấp và duy trì HTQLVB&ĐH của tỉnh. (4) Giao Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm HTQLVB&ĐH đảm bảo đáp ứng yêu cầu quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV, Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và hoạt động an toàn, ổn định 24/24 giờ nhằm phục vụ tốt việc gửi/nhận văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành, điều chỉnh, bổ sung danh mục văn bản điện tử phát hành gửi kèm văn bản giấy trên địa bàn tỉnh cho phù hợp theo từng thời điểm. (5) Giao thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh trong việc triển khai thực hiện văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị mình; đảm bảo các điều kiện cần thiết để sử dụng HTQLVB&ĐH thống nhất kết nối, liên thông phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; ứng dụng chữ ký số nhằm thay thế việc gửi tài liệu, văn bản hành chính dạng bản giấy (có chữ ký và đóng dấu) bằng hình thức gửi văn bản điện tử qua mạng ngay sau khi Quy chế có hiệu lực; số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng; tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu văn bản điện tử và đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình thực hiện./.

Nguyễn Thị Trà Lê, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính